文書作成に重要な「非言語化」と「チャンク化」
文書作成における嫌われる人種
仕事をしてると文書作成する事が多くある。
そして、文書作成には性格が表れる。
一番嫌いな人種は、文書作成の重要性を理解してない人間。
お前ひとりで仕事してるわけじゃないんだから、ちゃんと文書作成しろ。
次に嫌いな人種は、文章でしか表現できない人間。
非論理的であったり、支離滅裂であったり、ろくに文章も書けないくせに文章で表現しようとするヤツはマジで嫌い。
逆に、文章表現が豊か過ぎて文学的表現を使ってしまい、ビジネス文書として成立していないのも嫌い。
文書作成における重要な2要素
そんな僕だが、心がけている事は「非言語化」と「チャンク化」の2つ。
そもそも論「認知特性」
そもそも人間の理解力は「認知特性」と呼ばれ、大きく3つ、細かく6つに分類される。
(参考 : https://cogniscale.jp/characteristics/ )
- 視覚優位者
- (1)写真のように二次元で思考するタイプ
- (2)空間や時間軸を使って三次元で考えるタイプ
- 言語優位者
- (3)文字や文章を映像化してから思考するタイプ
- (4)文字や文章を図式化してから思考するタイプ
- 聴覚優位者
- (5)文字や文章を、耳から入れる音として情報処理するタイプ
- (6)音色や音階といった、音楽的イメージを脳に入力するタイプ
非言語化
「非言語化」については、視覚優位者に対するアプローチ。
文章ではなくて図表で表す事によって理解を深めてもらうために作成する。
(実際、文章表現よりも図表表現の方が伝わりやすく、共通理解や共通認識を得られる事の方が多い)
また、文章のみを用いて図形のような表現をする事もできる。
それが『インデント』。
プログラマなら分かるであろうが、インデントとは段落単位で文字位置を揃える手法の事。
つまり、「この段落は、この説明をしているんです」という事が明確になり、図形的に文書を理解する事ができる。
チャンク化
「チャンク化」については、言語優位者に対するアプローチ。
人間の短期記憶は「マジカルナンバー7±2」であり、7±2チャンク程度しか記憶できない。
ここで使えるツールは『箇条書き』。
人によってチャンクの作り方は異なるため、長ったらしい文章を書いていると理解度に差が出る可能性がある。
理解度に差が出る事を回避するために、箇条書きというツールを用いる。
ちなみに、1文あたり40~60文字が伝わりやすい文章であると言われているため、箇条書きで書けないようなケースでも、1文あたり40~60文字に収めるよう心がけるとよい。
(参考:https://data.wingarc.com/easy-reading-16542)
そもそも「文書」とは
文書とは、ただの文章の集合体ではない。
段落や節や章立てによる構造体であり、目次によりインデックス化され、引用や出典により外部情報も参照でき、挿絵により説明を具体化する。
こういう構造体を理解しないまま、長ったらしくつらつらと文章を書き連ねているものを見ると、見るに堪えない。
・・・こういう事を理解していない人間に文書作成の重要性を説いても意味ないんだけどな。
マジで何なんだろう、あの人たち。